Algemene voorwaarden

1. Organisator

Crossing Belgium wordt georganiseerd door:

Climbing Managers BV
Cootveld 16
9080 Lochristi
BE 1027.146.361
administratie@climbingmanagers.be

Door je in te schrijven voor Crossing Belgium ga je akkoord met deze algemene voorwaarden.

2. Het event

Crossing Belgium is een 4-daagse expeditie-raid van de Belgische kust tot de Ardennen. Het event vindt plaats van 12 tot en met 15 november 2026, tenzij de organisator door omstandigheden genoodzaakt is om het programma, de timing of de route aan te passen.

Crossing Belgium combineert verschillende disciplines zoals lopen, wandelen, mountainbike of gravelbike, kano, oriëntatie, via ferrata, abseiling, rope challenges en andere outdooractiviteiten. Het event is uitdagend en vindt deels plaats in natuurlijke omstandigheden. Deelnemers erkennen dat outdooractiviteiten risico’s inhouden, ook wanneer het event professioneel wordt georganiseerd.

3. Deelname en teamformaat

Deelname gebeurt in teams van 4 personen, volgens het 3+1-formaat: drie teamleden nemen deel aan de activiteit, één teamlid ondersteunt als coach-assistent. Rollen kunnen wisselen tussen disciplines, volgens de regels en instructies van de organisatie.

Deelnemers verklaren dat zij:

• beschikken over een goede basisconditie
• fysiek en mentaal geschikt zijn om deel te nemen
• de instructies van de organisatie, gidsen, veiligheidsmensen en medische ondersteuning volgen
• respect tonen voor andere deelnemers, medewerkers, natuur, materiaal en locaties
• geen gedrag stellen dat zichzelf of anderen in gevaar brengt

De organisator kan deelname weigeren of stopzetten wanneer een deelnemer de veiligheid of het verloop van het event in gevaar brengt.

4. Inschrijving

Een inschrijving is pas definitief na bevestiging door de organisator en na ontvangst van de gevraagde betaling of waarborg. De persoon die het team inschrijft bevestigt dat hij/zij bevoegd is om het team te registreren en deze voorwaarden namens het team te aanvaarden. De inschrijver is verantwoordelijk voor de juistheid van de meegedeelde gegevens en voor de communicatie met de andere teamleden.

5. Prijzen en betaling

De prijzen zijn vermeld op de website en zijn inclusief btw, tenzij anders vermeld.

• vast voorschot van €1.000 bij inschrijving
• saldo te betalen uiterlijk op 1 oktober 2026

De betalingsinstructies worden meegedeeld na registratie. Bij laattijdige betaling kan de organisator, na voorafgaande herinnering, de teamplaats vrijgeven aan een ander team.

6. Annulering door de deelnemer

Annulering kan schriftelijk via administratie@climbingmanagers.be.

• annulering tot 90 dagen vóór de start: 80% terugbetaling
• annulering minder dan 90 dagen vóór de start: geen terugbetaling, overdracht van de teamplaats kan mogelijk zijn na schriftelijk akkoord

Een deelnemer of team mag niet zonder schriftelijke toestemming van de organisator worden vervangen of overgedragen.

7. Geen herroepingsrecht

Crossing Belgium is een vrijetijdsactiviteit die op een specifieke datum plaatsvindt. Voor dit type dienst geldt, binnen de wettelijke voorwaarden, geen herroepingsrecht.

8. Wijziging of annulering door de organisator

De organisator mag route, planning, disciplines, locaties, veiligheidsprocedures of praktische organisatie aanpassen wanneer dit nodig is voor veiligheid, weer, vergunningen, logistiek, overmacht of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van de organisator. Bij uitstel blijft de inschrijving in principe geldig voor de nieuwe datum. Bij definitieve annulering zonder redelijk alternatief stelt de organisator een passende oplossing voor in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

De organisator is niet aansprakelijk voor persoonlijke kosten van deelnemers (transport, overnachtingen, materiaal, training, verzekeringen), behalve wanneer de wet anders bepaalt.

9. Weer, terrein en veiligheid

Crossing Belgium vindt plaats in outdooromstandigheden. Veiligheidsinstructies zijn bindend. De organisator kan activiteiten inkorten, aanpassen of schrappen wanneer dit nodig is voor de veiligheid.

10. Materiaal

De organisator voorziet bepaalde technische en veiligheidsmaterialen. Deelnemers blijven verantwoordelijk voor hun eigen persoonlijke uitrusting (kleding, schoenen, fiets, fietshelm, verlichting, drink- en voedingsmateriaal). Materiaal van de organisator moet correct gebruikt en in goede staat teruggegeven worden.

11. Gezondheid en verzekering

Elke deelnemer is verantwoordelijk voor zijn of haar gezondheid en fysieke geschiktheid. Deelnemers verklaren voldoende verzekerd te zijn voor persoonlijke ongevallen, burgerlijke aansprakelijkheid en eventuele schade die zij veroorzaken. De organisator voorziet redelijke veiligheids- en medische ondersteuning maar kan niet garanderen dat elk risico wordt uitgesloten.

12. Minderjarigen

Minderjarige deelnemers kunnen enkel deelnemen met voorafgaande schriftelijke toestemming van hun ouder of wettelijke voogd, en alleen wanneer de organisator hun deelname vooraf schriftelijk aanvaardt.

13. Beeldmateriaal

De organisator mag algemene sfeer-, groeps-, team- en eventbeelden gebruiken voor verslaggeving, promotie, sociale media, website en communicatie. Voor herkenbare individuele portretten of gerichte commerciële campagnes kan bijkomende toestemming gevraagd worden.

14. Intellectuele eigendom

Alle teksten, foto’s, video’s, logo’s, routeconcepten en programma’s blijven eigendom van de organisator of de betrokken rechthebbenden.

15. Aansprakelijkheid

Deelnemers nemen deel op eigen verantwoordelijkheid. De organisator is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door het niet volgen van instructies, onjuiste informatie van deelnemers, onvoldoende voorbereiding, normale outdoorrisico’s, weers- of terreinomstandigheden, overmacht of gedrag van derden, behalve in geval van opzet, zware fout of aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden uitgesloten.

16. Privacy

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt volgens het privacybeleid van Crossing Belgium.

17. Klachten

Klachten kunnen schriftelijk worden ingediend via administratie@climbingmanagers.be.

18. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze voorwaarden worden beheerst door Belgisch recht. Bij geschil zoeken partijen eerst een minnelijke oplossing. Bij gebrek hieraan zijn de bevoegde rechtbanken van de maatschappelijke zetel van de organisator bevoegd, behoudens dwingende andersluidende bepalingen.