Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Crossing Belgium is een 4-daagse expeditie-raid van de Belgische kust tot de Ardennen, georganiseerd door Climbing Managers.

Verwerkingsverantwoordelijke:

Climbing Managers BV
Cootveld 16
9080 Lochristi
BE 1027.146.361
administratie@climbingmanagers.be

In dit privacybeleid verwijzen “wij”, “ons” en “Crossing Belgium” naar Climbing Managers BV als organisator van Crossing Belgium.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam en voornaam
• e-mailadres
• telefoonnummer wanneer je dit zelf invult
• adresgegevens
• bedrijfsnaam en facturatiegegevens
• btw-nummer
• teamnaam en gegevens van teamleden
• leeftijd of leeftijdscategorie wanneer nodig voor deelnamevoorwaarden of pakketkeuze
• gekozen pakket, betalingsstatus en betaalreferentie
• communicatie via formulieren, e-mail of telefoon
• praktische informatie die je zelf doorgeeft
• foto’s en video’s gemaakt tijdens het event
• technische gegevens zoals IP-adres, browser, toestel, bezochte pagina’s en cookievoorkeuren

Als wij medische of gezondheidsinformatie vragen, doen wij dat alleen wanneer dit nodig is voor veiligheid, noodhulp of praktische organisatie. Dergelijke gegevens worden beperkt tot wat noodzakelijk is, vertrouwelijk behandeld en alleen verwerkt nadat je hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven, conform GDPR Art. 9.

3. Gegevens van teamleden

Wanneer je een team inschrijft en gegevens van andere teamleden doorgeeft, bevestig je dat je hen hierover hebt geïnformeerd en dat je deze gegevens aan ons mag bezorgen.

4. Waarvoor gebruiken wij je gegevens?

• om vragen via het contactformulier te beantwoorden
• om teams te registreren voor Crossing Belgium
• om deelname, pakketten, betaling en facturatie te beheren
• om praktische informatie, updates en voorbereidingsmateriaal te versturen
• om deelnemerslijsten en teamindelingen te beheren
• om de veiligheid en organisatie van het event te ondersteunen
• om wettelijke, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen na te leven
• om nieuwsbrieven of commerciële communicatie te sturen wanneer je daarvoor toestemming gaf
• om foto- en videomateriaal van het event te gebruiken voor verslaggeving en communicatie over Crossing Belgium
• om de website te beveiligen en te verbeteren
• om websitebezoek te analyseren via Google Analytics, alleen wanneer je toestemming geeft

5. Op welke rechtsgrond verwerken wij je gegevens?

• uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer je je team registreert
• wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor boekhouding en facturatie
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor praktische eventorganisatie, veiligheid, klantencommunicatie, fraudepreventie en websitebeveiliging
• toestemming, bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven, niet-noodzakelijke cookies, Google Analytics en bepaalde vormen van marketingcommunicatie
• vitaal belang, wanneer verwerking noodzakelijk is in een noodsituatie

Je kan je toestemming altijd intrekken. Dat heeft geen invloed op verwerkingen die al rechtmatig gebeurden vóór de intrekking.

6. Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. Google Analytics wordt alleen geactiveerd nadat je toestemming hebt gegeven via de cookiebanner.

Wij kunnen Google Analytics combineren met Google Signals en advertising features. Daardoor kunnen wij geaggregeerde demografische en interesse-informatie bekijken en kunnen wij geanonimiseerde doelgroepen gebruiken voor remarketing en gepersonaliseerde advertenties via Google-diensten. Dit gebeurt alleen nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner.

7. Met wie delen wij gegevens?

• website- en hostingpartners
• formulier- en e-mailproviders
• boekhoudkundige en administratieve partners
• betalings- en bankdiensten
• verzekeringspartners wanneer relevant
• logistieke, medische of veiligheidsdiensten die nodig zijn voor het event
• Google Analytics, voor websiteanalyse na toestemming
• professionele adviseurs zoals boekhouders, juristen of verzekeraars
• bevoegde overheidsinstanties wanneer wettelijk verplicht

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

8. Internationale doorgifte

Sommige technische leveranciers, zoals Google, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer dat gebeurt, baseren wij ons op passende wettelijke mechanismen zoals adequaatheidsbesluiten, standaardcontractbepalingen of andere waarborgen voorzien in de toepasselijke privacywetgeving.

9. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

• contactvragen: tot maximaal 24 maanden na de laatste communicatie
• registratie- en deelnemersgegevens: zolang nodig voor organisatie, opvolging, veiligheid en eventuele betwistingen
• facturatie- en boekhoudgegevens: zolang wettelijk verplicht
• nieuwsbriefgegevens: tot je je uitschrijft
• cookiegegevens: volgens de bewaartermijnen vermeld in het cookiebeleid
• foto- en videomateriaal: zolang relevant voor communicatie rond Crossing Belgium

10. Foto en video tijdens het event

Tijdens Crossing Belgium kunnen foto’s en video’s gemaakt worden voor verslaggeving, sfeerbeelden, promotie en communicatie. Algemene sfeer- en groepsbeelden gebruiken wij op basis van ons gerechtvaardigd belang. Voor herkenbare individuele portretten of gerichte commerciële campagnes kunnen wij bijkomende toestemming vragen.

Bezwaar tegen specifiek gebruik kan via administratie@climbingmanagers.be.

11. Jouw rechten

Binnen de wettelijke voorwaarden heb je het recht om inzage te vragen, gegevens te laten verbeteren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken, je gegevens over te dragen, je toestemming in te trekken en bezwaar te maken tegen direct marketing.

Je kan je rechten uitoefenen via administratie@climbingmanagers.be. We kunnen vragen om je identiteit te bevestigen.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen voor je hebben.

13. Klachten

Als je vindt dat wij je persoonsgegevens niet correct verwerken, neem dan eerst contact met ons op. Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

14. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang of ongeoorloofde wijziging.

15. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer de website, het event, onze tools of de wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.